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【Vol.10】税務署員が書類を持ち帰ろうとした場合の対処法は?

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帳簿書類の留め置き

1問1答式で税務調査で押さえるべきポイントを解説

1 税務調査の基礎知識
2 税務調査官への対応
3 税務調査でよく指摘される項目

について押さえるべきポイントを1問1答式で解説していきたいと思います。

税務調査シリーズ目次

税務署員が書類を持ち帰ろうとした場合の対処法は?

税務調査では調査官から「帳簿書類の留置き」を要求されることがあると聞きました。紛失されることはないと思いますが、自社にとっても重要な書類なので心配です。どのような場合に帳簿書類の留置きに応じる義務があるのか教えてください。

税務調査の対象となる帳簿書類は、一定の理由がある場合には「留め置き」を依頼されることがあります。留め置きというのは、簡単に言うと「資料を預からせてほしい=役所に持って帰って調査させてほしい」という意味です。以下では帳簿書類の留め置きが認められる具体的なケースについて整理しておきましょう。

帳簿書類の「留め置き」が認められるケース

調査官が税務調査において帳簿の留め置きを求めることができるのは、具体的には以下のような場合です。

  1. 実際に調査を実施する納税者の事業所等に十分なスペースがなく、効率よく調査を行うことが難しい場合
  2. 帳簿書類の写しをとる必要があるが、事業所にコピー機がない場合
  3. 帳簿書類の量が多く、事業所ですべて調査を終わらせることに時間がかかってしまう場合(納税者の営業に支障が生じる可能性がある場合)

実際には、経理担当部署の1室などを貸して税務調査を行ってもらうことが多いでしょう。

また、通常は税務調査は連続した2日間、午前10時から始まって夕方ぐらいには終わることが多いです(途中にお昼休憩をはさみますが、調査官は自前で昼食等を取ります)

預り証の発行と帳簿書類の返還

実際に帳簿書類の留め置きが求められる際には、調査官は預かる資料を一覧でまとめた「預り証」を発行してくれます。
税務調査をきっかけとして資料の欠損などが生じてしまわないように、預り証に記載されている書類がどの資料のことを指すのかを正確に把握しておくことが大切です。帳簿書類を預かった調査官は、それらの書類を善管注意義務もって散逸や漏洩を防ぐ義務があるほか、預かる必要がなくなった場合には遅滞なく返還することが義務付けられています。

また、預り証に記載されている資料は、相対的に重要な資料であると言ことにほかなりませんから、税務調査後の経理業務や次回の税務調査対策を考えるうえで重要な情報といえます。
税務調査は業種によっては3年に1回などの形で定期的に行われる可能性がありますから、今回私的を受けた事項や、留め置きを求められた資料については、将来の調査対策の準備をする際の参考になります。

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shinya