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こんなにメリットがある!給与計算のアウトソーシング

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給与計算のアウトソーシング

目次

給与計算とは?

会社を運営していくうえで、重要な業務となる給与計算。
「給与」とは、労働の対価として支払い、従業員にとって生活の糧(かて)となるものです。したがって、とても大切でかつ正確性も求められる業務になります。

給与計算は、簡単に言えば給与の総支給額から社会保険料と税金を控除する計算のことです。しかし、実際にはさまざまな法律を考慮しながら計算する必要があります。労働基準法や所得税法さらには健康保険法、厚生年金保険法、雇用保険法などの法律です。

具体的には、まず労働契約書や就業規則などにより従業員の基本給や手当などを決めます。そして月ごとに労働時間などの勤怠状況をチェックし、残業代や控除額を加味し給与総支給額を算出します。そして最後に社会保険料(健康保険料、介護保険料、厚生年金保険料)、雇用保険料、税金(所得税、住民税)などを差し引いて、最終的な従業員への支払額を計算します。

給与計算の流れ

給与計算の流れ

では実際に給与計算は、どのような流れで行われるのでしょうか。

  1. 月の入社者、退職者の確認および必要な情報(入退社日や社員情報など)を収集する
  2. 社会保険料率、雇用保険料率、所得税率の変更の有無を確認する
  3. タイムカードを収集し、時間などのチェック、不明点の問合せをする
  4. 基本給や通勤費など固定的手当の変更の有無、住民税や社宅費など固定的控除の変更の有無を確認する
  5. 社会保険の標準報酬等級の確認、扶養家族の変更の有無を確認する
  6. 残業代や一時的な手当など、変動的手当の計算と確認をする
  7. 上記1~6の確認と処理が終われば、給与計算ソフトへデータを入力し計算を実行
  8. あらためて間違いがないか確認し、給与計算を確定する
  9. 従業員への給与振込額、国や市区町村へ納付する所得税額や住民税額を確認し、それぞれ振込手配をする
  10. 従業員へ給与明細を交付する

大まかに述べると上記のようになります。

年末に行う「年末調整」を除けば、このように毎月の流れは基本的に同じです。しかし、実際には給与に関する情報がスムーズに集まらないこともよくあります。その結果、業務が止まったり、やむを得ず処理の流れを前後入れ替えながら遂行する必要が出てくるので、担当するものは一定以上の経験を有していないと混乱することがあります。

給与計算の問題と課題

給与計算の問題と課題

この給与計算を、社長自身や人事担当者が自社で行っている場合がよくあります。
しかし会社が成長し従業員の人数や雇用形態の種類が増えるてくると、給与計算はさらに複雑となり時間もかかってしまいます。その結果、給与計算業務の担当者の負担が大きくなり、それだけの業務に時間が取られてしまいます。

したがって

  • 毎月の給与計算が面倒だ
  • タイムカードの集計に時間がかかる
  • 社会保険の手続きが大変
  • 雇用に対する知識がまったくない
  • 社会保険料の変更などの把握が負担になっている
  • 社員に給与計算を任せたいが情報は知られたくない
  • 給与担当者の休職や退職による業務リスクをなくしたい
  • 給与計算に対するコストを削減したい
  • 給与が正しく計算されているか自信がない
  • 振込日までに間に合わすのが大変
  • 年末調整が難しい
  • 税理士に委託しているが社会保険の手続きは自分でしないといけないため一向に手間が省けない
  • 自分の業務に専念したい
  • 事業をもっと拡大したい

と悩みを抱えている社長や人事担当者が多いのではないでしょうか。

実際に、病気や怪我で出勤できなくなってしまった、担当者が急に退職してしまったとで、大変な経験をしたこともあるのではないでしょうか。さらに社会保険料の料率や所得税の税率などの変更に気付かず、間違った給与計算をしてしまう可能性もあります。

以上のように、給与の支払いが間に合わなかったり、給与の計算ミスが頻繁に起きれば、会社に対する従業員の信頼度は大きく損なわれ、忠誠心も低下し、離職率の増加につながります。よって優秀な人材を確保するうえでも、正確で安定した給与計算業務を行うことが必要不可欠となってきます。

そんな課題から、近年は自社の給与計算を外部へアウトソーシングする企業も増えています。給与計算を外部へアウトソーシングすれば、このような課題をすべて解消することができると考えられているからです。

給与計算に求められる専門知識

給与計算に求められる専門知識

毎月の給与計算フローでもお分かりいただいたように、給与計算には社会保険、雇用保険、税金に関する法律が密接にかかわり、また頻繁に法改正があるため、広くかつ深い専門知識が必要な業務となります。もし計算を間違った状態が長期間にも及べば、多額の過不足が生じ、従業員の生活や将来の年金受給額に大きく影響する重大なミスとなる可能性もあります。

自社で給与計算した場合に起こりやすいミス

しかし一方で、従業員にとっては「ミスがなくて当たり前」と思われている給与計算。
どれだけ注意を払って計算しても、やはりうっかりミスを起こしてしまうことがあります。

実際に、よく起きてしまうミスは下記のようなものがあります。

  1. 固定手当、通勤費などの増減にともなう社会保険料の額の変更ができていない
     ※ 変更はしているが年金事務所への届出がもれているケースもある
  2. 社会保険や雇用保険の加入要件に該当していることに気付かず、手続もれとなり給与から社会保険料も控除できていない
  3. 社会保険や雇用保険に加入の必要がないものを間違って加入手続きしてしまい社会保険料を控除している

というようなミスです。

またそのほか特殊な事項としては、海外支店などへの出向者が発生した場合に

  1. 出国する前に年末調整をする
  2. 介護保険料の免除手続きをする
  3. 労災保険の特別加入手続きをする

など給与にまつわる税金、社会保険、労災保険など特殊な手続きが必要となり、さらに注意が必要となってきます。

毎月の給与計算のほかにすべき重要業務

毎月の給与計算のほかにすべき重要業務

給与計算の業務では、毎月の給与計算に加え、年に一度の

  • 労働保険の年度更新
  • 社会保険の算定基礎届の作成
  • 年末調整
  • マイナンバーの収集と管理(各書類への反映も含む)

なども含まれます。

このように給与計算の業務は、多くの法律やコンプライアンスと密接に関連し、とても重要でかつ複雑なものです。必然的に費やす時間も多くなります。したがって、近年はこれらを回避するために、給与計算の業務をアウトソーシングする企業が増えています。

専門知識と経験が豊富な専門家にアウトソーシングすれば、これまで給与計算を担当してきた社長や人事担当者も安心して他の職務に集中することができるのです。

給与計算のアウトソーシングで得られるメリット

給与計算のアウトソーシングで得られるメリット

近年、給与計算をアウトソーシングする会社が増えているのは、前述のようなリスクやコストを回避する目的とは別に、アウトソーシングすることで「新たに得られるメリット」があるからとも言われています。

例えば

  • 給与計算や保険手続き負担を一気に軽減できます
  • 繁忙期がなくなって業務平準化に貢献
  • 給与計算にかかっていた労力を他の業務に費やすことができる
  • 最新の税法に対応
  • 最新の労働法・社会保険制度に対応
  • 上記4~5によって、気づかぬうちに法律違反をしていたというリスクがなくなる
  • 社員に給与の内容を知られることなく情報漏えいの心配もなし

といったことが得られるメリットとして挙げられます。

またアウトソーシングする際、あわせてクラウド給与システムを導入すれば

  • タイムカードの集計も自動化されます
  • クラウド対応で迅速な対応が実現
  • 時間・場所問わずらパソコンやスマホで情報共有可能
  • 紙からWEB上の給与明細への切り替えで業務的・時間的コストが削減

というようなメリットも得ることが可能です。

また毎月の給与計算業務の延長上にある「年一度の年末調整」は、更に専門的な税法の知識、社会保険に関する知識が求められます。したがって、これから給与計算業務をアウトソーシングしようと考えるならば、税理士と社会保険労務士のダブルライセンスを有する事務所を選択することが最も効率的でベストだと言えるでしょう。

寺田税理士・社会保険労務士事務所はダブルライセンスを有する事務所です。したがって給与計算業務をアウトソーシングすれば、毎月の給与計算、社会保険の手続、年末調整、労働保険の年度更新、社会保険の算定基礎届の作成、源泉徴収票の作成、法定調書作成、給与支払報告書の提出など、すべて対応可能ですので、安心です。またすべてワンストップとなるため情報や手続が抜けたり漏れたりすることもありません。

今行っている給与計算の方法に

  • 毎月の給与計算が面倒だ
  • タイムカードの集計に時間がかかる
  • 社会保険の手続きが大変
  • 雇用に対する知識がまったくない
  • 社会保険料の変更などの把握が負担になっている
  • 社員に給与計算を任せたいが情報は知られたくない
  • 給与担当者の休職や退職による業務リスクをなくしたい
  • 給与計算に対するコストをアウトソーシングして利益を最大化したい
  • 給与が正しく計算されているか自信がない
  • 振込日までに間に合わすのが大変
  • 年末調整が難しい
  • 税理士に委託しているが社会保険の手続きは自分でしないといけないため一向に手間が省けない
  • 税理士と社会保険労務士両方に委託しているが、何をどっちに聞けばいいかいつも迷う
  • 自分の業務に専念したい
  • 事業をもっと拡大したい

などのお悩みを抱えているならば、一度ご相談ください。

補足:会計業務の委託でさらにメリット大!

会計業務の委託でさらにメリット大!

最後に、今回のような給与計算業務のアウトソーシングだけでなく、さらに会計業務も依頼すればメリットは大きく広がります。会社の会計業務も同じ事務所に依頼すれば、経営するうえで必要なほぼ全ての業務が一つの事務所に一元化できます。就業規則や雇用契約書などの整備や、いまトレンドとなっている助成金や補助金の活用も今まで以上に可能となります。

寺田税理士・社会保険労務士事務所

寺田税理士・社会保険労務士事務所では、給与計算のアウトソーシングについて「税・社会保険・助成金それぞれの専門家」という立場から総合的にフォロー致します。
今後、給与計算のアウトソーシングを検討したい場合、どのような事前準備が必要か、現状どのような課題や問題があるのか、などを総合的に検証しお客様に提案致します。

顧問料は助成金でお返しします

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労働保険センターNIPRE大阪は、厚生労働省認可のもと、労働保険事務組合として、大阪府・兵庫県・京都府・奈良県・和歌山県を中心に中小事業主や建設業等に従事する一人親方の労災特別加入などを中心にサポートしております。詳しくはコチラ↓↓↓

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