税理士と社労士が解説！出張の基本から出張手当、経費削減まで徹底ガイド

2024.08.17

はじめに：出張手当を理解し節税と経費削減を実現しましょう

出張に関する節税や経費削減のポイント解説します

　出張という言葉には、多くのビジネスパーソンが馴染みがありますが、その実態や手当、経費についての理解は意外と浅いことも。出張は単なる移動ではなく、会社や従業員にとって多くの意味を持つ重要な業務です。この記事では、「出張」とは何かから始まり、出張手当や経費の違い、経費削減の方法までをわかりやすく解説します。これを読めば、出張に関する疑問がすっきり解消できるでしょう。

出張とは？

　出張とは、通常の勤務場所を離れて業務を行うことを指します。例えば、東京に本社がある企業の社員が、大阪での会議に出席するために出向く場合がこれに当たります。出張は国内だけでなく、海外へも及ぶことが増えてきました。出張の定義には法的な基準はありませんが、一般的には新幹線で移動するような距離が目安とされています。

出張手当とは？

　出張手当とは、出張中の精神的・肉体的な負担や出張することで余計に発生する雑費を補償するために支給される手当です。具体的には、以下のような目的で支給されます。

慰労: 長時間の移動や異なる環境での業務に対する精神的・肉体的な疲労の補償
食費や雑費: 出張中に必要となる食費や雑費の補填

手当の額や支給方法は企業によって異なりますが、一般的には役職や出張先（国内か海外か）によって異なる金額が設定されることが多いです。出張手当の相場は以下の記事を参考にしてください

出張経費とは？

　出張経費は、実際にかかった費用を指します。例えば、新幹線や飛行機のチケット代、宿泊費、タクシー代などが含まれます。出張経費は、通常、従業員が立て替えた後に精算する形を取ります。これに対して、出張手当は事前に支給されることが多いです。

出張手当と出張経費の違い

　出張手当と出張経費は似たようなものでありながら、本質的に異なります。

出張手当: 出張による負担の補償。固定額または日当として支給されます
出張経費: 出張に伴う実際の費用の補填。領収書に基づいて後から精算されます

出張手当の税務的側面と社会保険料

　出張手当には、企業も従業員も双方にとって節税や経費削減のメリットがたくさんあります。

経費処理

　出張手当は企業にとって経費として処理され、法人税の負担軽減につながります

社会保険料の適正化

　出張手当は報酬に該当しないため、社会保険料の計算基礎に含まれず、企業と従業員の両方にとって社会保険料の適正化の効果があります

労働保険料の削減

　社会保険料と同様に、労働保険の賃金に含まれないため、労働保険料の削減も可能です

消費税の仕入税額控除

　企業が出張先で支払った経費は消費税の仕入税額控除の対象となり、消費税の節税効果があります

所得税の非課税

　従業員が受け取る出張手当は原則として所得税の課税対象外であるため、従業員の税負担も軽減されます

出張旅費規程の有無で変わる税務処理

ただし、前述のメリットは出張旅費規程があることが重要です。
以下の表は、出張旅費規程が「なし」の場合と「あり」の場合の違いをまとめたものです。

この表を参考にして、適切な出張旅費規程を整備し、税務上のリスクを最小限に抑えましょう。

出張手当を出すメリット

　出張手当を支給することで、従業員のモチベーションや業務パフォーマンスの向上が期待できます。出張中のストレスや疲労を軽減し、より良い業務成果を生むためのサポートとなるでしょう。また、出張手当の設定は企業の規定に従い、事務手続きの簡便化や節税の目的でも利用されます。

出張旅費規程とは？

　出張旅費規程は、出張に伴う費用の支払い基準や手続きを定めた企業内の規程です。法律で詳細に定められているわけではないため、企業の裁量で内容を設定できます。この規程を設けることで、経費の管理が明確になり、トラブルを防ぐことができます。

出張旅費規程のサンプルはコチラ

　企業が出張に関する規定を整備する際に、役立つのが「出張旅費規程」です。この規程は、出張手当や経費の基準を明確にし、トラブルを未然に防ぐために重要です。以下に、出張旅費規程のサンプルをダウンロードできるリンクをご用意しました。ぜひご活用ください。
【サンプル規程ダウンロード】
出張旅費規程サンプル：Word版（出張旅費（出張手当）規程_サンプル）このサンプルを参考に、自社のニーズに合わせてカスタマイズし、効果的な出張管理を行いましょう。

出張費の削減を検討する場合

出張費用の削減は企業にとって重要なテーマですが、従業員の負担を過剰に減らすことは避けるべきです。経費の合理的な見直しや、出張の必要性の再評価を行うことで、無駄な支出を削減しつつ、従業員のモチベーションを維持するバランスが求められます。

まとめ

出張旅費規程のサンプルをダウンロードして活用

　出張はビジネスにおいて重要な役割を果たす一方で、手当や経費に関する管理が必要です。出張手当と出張経費の違いや、適切な規程の設定は、企業運営において非常に重要です。この記事を参考に、出張に関する理解を深め、より効率的な運用を目指してみてください。
【サンプル規程ダウンロード】
出張旅費規程サンプル：Word版（出張旅費（出張手当）規程_サンプル