税理士×社労士が解説する｜苦労しない年末調整のしかた

年の瀬が近づくとともに年末調整の時期に突入し、事務や経理業務の忙しさがさらに加速するのではないでしょうか。1年に1回の年末調整なので、経理の方の中には「毎年年末調整で苦労している」「何の書類が必要だったのだろう？」などと感じる方も多いと思います。

年末調整はしっかりと基礎を理解し、準備していれば苦労せずに乗り超えられます。ここでは、税の専門家であり、労務の専門家である税理士×社労士が「苦労しない年末調整のしかた」をご紹介します。

ダブルライセンスである当事務所は年末調整サービスをワンストップでご提供しております。詳しくは「3．税理士×社労士に依頼すると業務負担が大幅に軽減できる」をご覧ください。

年末調整の目的を理解しよう

「年末調整は何のために行うのか？」
皆さんが最初に疑問に思うことではないでしょうか。
年末調整で計算を行うのは所得税です。所得税は毎年1月から12月までの所得をもとに計算を行います。この所得の計算を行い、所得税を確定させることを確定申告と言います。

本来は事業を行っている個人事業者だけではなく、国民全員が確定申告を行わなければならないのですが、国民全員が確定申告をするとなると、国民に、そして確定申告を管轄する税務署にも大きな負担がかかることになります。この負担を軽減させるために導入された制度が年末調整制度です。

年末調整制度は給料を支給する雇用者が従業員やアルバイトの所得税を正しく計算し、確定させる制度です。会社員の場合、給料や賞与から源泉所得税が天引きされますが、この天引きされる金額は概算の金額であり、正しいものではありません。

年末調整では、年間の給料支給額から控除額を差し引いて所得税額を確定させ、その所得税額が天引きされた源泉所得税額より少なければ還付を行い、多ければ徴収を行います。

年末調整と確定申告の関係

年末調整と混同してしまいやすい手続きに確定申告があります。どちらも同じ所得税を計算する手続きですが、対象になる人が異なりますので注意しましょう。

年末調整は会社員などの給与所得者の勤務先が行う手続きに対し、確定申告は個人事業者などが行う手続きです。例外的に年末調整をした会社員等であっても確定申告が必要なケースがありますが、基本的に会社員は年末調整、個人事業者は確定申告と覚えておくといいでしょう。

年末調整を効率よく行うための月別スケジュール

年末調整は12月というイメージが強いですが、準備から年末調整の計算、法定調書の提出までを3つのステップに区分し、11月から1月までの3か月間で行うと効率よく年末調整を終えることができます。各月のスケジュールを見ていきましょう。

年末調整の全体像

11月のスケジュール

年末調整の最初のステップは「申告書類の収集」です。申告書類を年末調整の対象になる従業員などに配布し、記載した申告書類を収集します。年末調整の対象になる従業員等が多ければ多いほど申告書類の収集には時間がかかりますので、早めに行いましょう。

年末調整で必要な書類は主に3種類です。これらの書類は税務署より送付されてきます。足りない場合は国税庁のホームページでダウンロードできますので、印刷して配布しましょう。日本語以外にも英語、中国語、ベトナム語、フィリピノ語などに対応した申告書もダウンロードできます。

国税庁のHPリンク

扶養控除等申告書

「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」は必ず従業員等に提出してもらわなければならない書類です。ここでは、翌年分の扶養控除等申告書を配布し収集します。例えば、令和3年の年末調整の場合は令和4年の扶養控除等申告書を収集し、令和3年と比べて扶養の変更の有無を確認します。もし、提出していない従業員等がいた場合、その人の翌年1月からの所得税の源泉徴収が乙欄適用になり、所得税の給与天引き額が多くなります。

扶養控除等申告書には、扶養になる親族の氏名を記入します。扶養がいない場合であっても提出が必要ですので注意しましょう。また、障害者控除や寡婦控除、寡夫控除、勤労学生控除の適用を受けるための記載欄もあります。申告書には原則的にマイナンバーの記載が必要です。マイナンバーは大事な個人情報ですので、収集後の書類管理には十分気を付けましょう。

基礎控除申告書兼配偶者控除等申告書兼所得金額調整控除申告書

長い名称のとおり「基礎控除」「配偶者控除」「所得金額調整控除」の3つを記載する申告書です。この申告書は令和2年の改正により一新された申告書になります。基礎控除を受けるために必ず提出が必要ですので、申告書類の収集を徹底しましょう。

また、配偶者控除の適用を受けるためにも必要になる申告書なので、対象になる方には記載してもらいましょう。扶養控除等申告書の源泉控除対象配偶者の欄に配偶者名を記載したからといって配偶者控除の適用が受けられるわけではありませんので注意しましょう。

保険料控除申告書

所得控除の対象になる保険料や確定拠出年金（iDeCo）等の掛金がある人用の申告書です。支払いがない人は提出する必要はありません。保険料控除申告書には、保険会社などが発行する控除証明書の添付が必要になります。申告書の内容と添付された控除証明書の内容が合っているかどうかを確認しましょう。

その他、住宅ローンを利用しており住宅借入金等特別控除を年末調整で受けられる方には「住宅借入金等特別控除申告書」、当年中に転職して中途入社した人には前職の「源泉徴収票」が必要になりますので、早めに提出を呼び掛けておきましょう。

12月のスケジュール

12月は「年末調整の計算」を行います。年末調整は12月の給料及び賞与の金額が確定しなければ計算ができませんので「それまでに申告書の回収もれがないか」、「保険料控除申告書に控除証明書の添付もれはないか、控除額の計算に誤りがないか」を確認しておくとスムーズに年末調整を行うことができます。

年末調整の計算の流れ

年末調整の計算は次の順番で行います。

1年間の給料及び賞与を集計し、給料所得控除後の金額を計算、その金額から収集した申告書類をもとに計算した所得控除を差し引くことで課税給与所得金額を算出します。

課税給与所得金額に所得税率を乗じて算出所得税額を求め、さらに102.1％を乗じて復興特別所得税額を含む年調年税額を確定させます。そして、1年間の給料金額と給与所得にかかる所得税を明らかにする証明書として「源泉徴収票」を作成し、年末調整対象者に交付します。

源泉徴収票の作成と同時に、1年間の給料及び賞与から天引きした源泉所得税の合計額と上記で算出した年調年税額を比べて過不足額を計算し、還付または徴収を行います。

年末調整の計算は、12月の給料または賞与が確定しなければ計算することができないため、給料を担当する部署の作業量が多くなってしまいます。申告書類の収集・確認を前もって行うことで負担を軽減させましょう。

1月のスケジュール

年末調整の計算を終えた後は「源泉所得税の納付」「源泉徴収票を含む法定調書の提出」の準備を行います。年末調整後の源泉所得税の納付は、毎月（納期の特例を利用している場合は7月）の納付と異なり、年末調整の過不足を調整しなければなりませんので注意しましょう。

年末調整にかかる法定調書は以下の4つが代表的なものです。

①源泉徴収票
12月に作成した年末調整対象者の源泉徴収票です。

②支払調書
支払調書には、1年間に支払った特定の費用について記載する書類です。主なものには、税理士や社労士、弁護士などの士業に支払った費用や原稿料やデザイン料など源泉徴収されている費用について報告する「報酬、料金、契約及び賞金の支払調書」などがあります。

③法定調書合計表
法定調書合計表は、源泉徴収票や報酬、料金、契約及び賞金の支払調書などの各種支払調書を集計して税務署に提出する書類です。提出期限は1月31日までになります。

④給与支払報告書
給与支払報告書は、源泉徴収票と同じ内容を記載した書類で、年末調整対象者の住所地の市区町村へ1月31日までに提出します。市区町村では、給与支払報告書をもとに住民税の計算を行います。

税理士×社労士に依頼すると業務負担が大幅に軽減できる

年末調整の一連の流れをご紹介しましたがいかがでしたでしょうか。年末調整は予想以上に時間と労力のかかる手続きです。業務負担を少しでも軽減するために専門家に依頼する方法もあります。当事務所は、税務の専門家である税理士と労務の専門家である社労士のダブルライセンス事務所です。ダブルライセンスならではの年末調整サービスをご提供いたします。